ASSOUPLISSEMENT DES REGLES RELATIVES A LA TENUE DES REUNIONS

Covid-19 - Mesures exceptionnelles intéressant les associations :

- prorogation de 3 mois du délai pour approuver les comptes annuels
- possibilité d’organiser à distance les réunions des différents organes des associations

Afin de pallier aux difficultés rencontrées par les associations pour réunir leurs différentes instances (assemblée générale, conseil d’administration, etc.) en raison de la pandémie de Covid-19, le gouvernement a pris deux ordonnances ayant pour objet de reporter le délai d’approbation des comptes annuels (1.) et d’assouplir les règles relatives à la tenue des réunions des différents organes des associations (2.).

1. La prorogation des délais pour approuver les comptes annuels

L’ordonnance n° 2020-318 du 25 mars 2020 proroge (c’est-à-dire suspend) de 3 mois les délais imposés par des textes législatifs, réglementaires ou par les statuts d’une association pour approuver les comptes annuels et convoquer l’assemblée générale chargée de cette approbation.

Cette prorogation ne s’applique qu’aux associations ayant clôturé leurs comptes entre le 30 septembre 2019 et l’expiration d’un délai d’un mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire déclaré par la loi dite « Covid-19 » (fixée pour le moment au 10 juillet 2020).

Concrètement, les associations qui clôturent leur exercice au 31 décembre, et qui auraient dû en principe faire approuver leurs comptes 2019 au plus tard le 30 juin 2020 (soit 6 mois à compter de la clôture), auront cette année jusqu’au 30 septembre 2020 pour organiser cette assemblée.

Attention, cette règle ne s’applique pas si un commissaire aux comptes a émis son rapport sur les comptes avant le 12 mars 2020.

2. Assouplissement des règles relatives aux réunions et aux délibérations des différentes instances de l’association

Afin d’éviter le regroupement dans un même lieu d’un trop grand nombre de personnes, l’ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 autorise les associations à organiser les réunions et délibérations de leurs différentes instances à distance.

Cette ordonnance est applicable aux réunions des assemblées et des organes d’administration jusqu’au 31 juillet 2020.

• Les réunions des assemblées générales

Les associations peuvent organiser leur assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire) à distance, par visioconférence ou système de télécommunication et ce, même si les statuts ou le règlement intérieur ne le prévoient pas ou l’interdisent expressément.

Cette modalité d’organisation de l’assemblée peut être utilisée quel que soit l'objet de la décision sur laquelle l'assemblée est appelée à statuer.

Elle doit préalablement faire l’objet d’une décision de l’instance d’administration ou de direction ou du représentant légal agissant sur délégation de cet organe.

Par ailleurs, aucune exigence technique particulière n’est requise quant au système de communication utilisé, si ce n’est que ce dernier doit permettre l’identification des personnes assistant à la réunion et garantir leur participation effective (l’utilisation d’outils tels que « Zoom » ou encore « OVH » est tout à fait possible).

Les personnes présentes à ces réunions à distance sont réputées présentes pour le calcul du quorum et de la majorité.

La convocation des personnes ayant le droit d’assister à la réunion peut se faire par tout moyen. Ces dernières doivent être informées de la date et de l’heure, ainsi que des conditions dans lesquelles elles pourront exercer l’ensemble de leurs droits (participation aux débats, vote, etc.). Nous vous conseillons de joindre à la convocation une note d’information leur expliquant comment se connecter à l’outil de communication choisi, intervenir pendant la réunion et voter.

• Les réunions des organes d’administration et de direction

Les instances d’administration et de direction des associations peuvent également se réunir selon les mêmes modalités.

En outre, il leur est également possible de recourir aux consultations écrites (par mail notamment) et non à une réunion en visioconférence, via un système de télécommunication ou en présentiel.